“보험 업무는 서류와 전쟁이나 다름없어요. 계약이 이뤄지기 전까지 수십 장의 종이가 오고 가죠. 이 서류를 어떻게 관리하느냐가 바로 보험설계사의 흥망을 결정하는 열쇠입니다.”

조상호 팀장은 올해로 보험 설계사 6년차에 접어드는 전문인이다. 2004년 12월 처음 보험 설계업에 입문한 그는 이후 개인 보험 컨설팅을 하다 2007년 3월 법인 기업을 전담하기 시작했는데, 기업이라는 거대한 조직을 상대해야 하는 만큼 업무량도 많고 그에 따른 문서들도 캐비닛을 가득 채울 만큼 많이 가지고 있다.

▲ 삼성화재 기업총괄 단체영업팀의 조상호 팀장

“기업에서는 화재 보험을 주로 가입하는데요, 보통 계약이 1년 단위로 이뤄지기 때문에 해마다 일정 시점이 되면 서류 정리의 때가 오곤 합니다. 캐비닛에 켜켜이 쌓아 둔 것들을 다 꺼내서 올해 필요한 것들을 추리고 다시 넣어 넣고…… 이런 일들을 반복하면 시간이 생명인 설계사들에게는 치명적인 손실입니다. 하지만 캐논의 핸디형 스캐너는 처음 계약할 때 문서들을 전부 스캔해 컴퓨터 속에 보관하니 부피는 줄고 검색은 빨라서 좋답니다.”

조상호 팀장은 기업 대상 고객을 주로 만나지만 종종 개인 상담을 받는 경우도 있는데 과거에는 이런 경우 종종 난처한 일에 직면하곤 했다.

고객의 집에 방문했을 때 기존 보험을 보고 다시 설계를 해주거나 업그레이드를 권해야 하는데, 이때 필요한 것이 기존의 증권이다. 하지만 문제는 이 증권에 개인 신상정보가 빼곡하게 적혀 있어 고객이 망설일 때가 많다고.

“컨설팅을 하다보면 증권 분석은 빼놓을 수 없는 부분이죠. 하지만 개인정보가 있으니 조심스럽기 마련이고요. 무엇보다 가정에 복사기를 구비한 경우가 드무니까 옛날에는 일일이 손으로 옮겨 적었어요. "

" 문제는 적을 내용이 많다는 거죠. 만기 일자부터 보험료가 얼마인지, 특히 기존 보험의 담보 내용도 빼먹어선 안 되죠. 고객 한 분 명의만 적는데도 많은 시간이 필요한데요, 가끔 온 가족 보험을 전부 컨설팅 해야 할 때가 있어요. 이럴 때는 손목이 빠지도록 베껴 써야 했답니다(웃음).”

▲ 어디서나 문서를 간편하게 스캔할 수 있는 점이 장점이라고

얼마 전부터 캐논 핸디형 스캐너를 쓰기 시작한 조상호 팀장은 편리함을 둘째치고 고객이 바라보는 눈부터 달라졌다고 환하게 웃는다. 기존에는 옮겨 적는 시간이 길게만 느껴졌지만 지금은 몇 초면 끝나니 덩달아 신뢰도도 높아졌다고.

“핸디형 스캐너로 고객 증권에 적힌 신상 정보는 가리고 제가 필요한 부분만 간단하게 스캔하니 시간 절약도 되고 편리하기까지 하죠. 무엇보다 보험 설계라는 직업은 신뢰성이 생명인데 저의 이런 모습을 보시고 전문가적인 느낌도 받으시더라고요. 제가 생각해도 달라 보여요(웃음).”

▲ 캐논의 핸디형 스캐너인 P-150, 작은 크기가 강점이다

보험 설계에 있어 명함은 자원과 다름없다. 조상호 팀장도 예외는 아니어서 만나는 사람의 인적사항부터 느낌까지 적어서 보관하고 있다. 문제는 7년간 모은 명함 관리가 좀처럼 쉽지 않다는 것이다. 핸디형 스캐너는 명함을 이미지로 저장하고 엑셀로 별도 정리도 가능해 관리나 검색이 수월하다.

▲ 손쉽게 명함을 스캔해 관리할 수 있는 것도 편리한 점 중 하나이다

“옛날에는 명함을 집에 보관했죠. 그런데 1년만 지나도 명함 집이 백과사전이나 위인전집처럼 책장을 빼곡하게 채우게 되더군요. 필요한 정보를 찾으려면 또 한나절은 붙어 있어야 해요. 시간이 생명인데, 낭비가 심하게 되죠. 핸디형 스캐너는 명함에 살짝 적어 놓은 메모까지 보관해 주니 소소한 기억까지 놓치지 않을 수 있어서 좋아요. 어디에 뒀는지 뒤적이는 대신 컴퓨터에서 찾기 단추 한 번이면 원하는 값을 찾으니 편리하죠."

핸디형 스캐너는 보험 설계하는 분들이라면 자동차만큼이나 중요한 도구가 아닐까 싶어요. 스캐너도, 팩스도 없는 곳에서 계약을 해야 할 때 그 자리에서 일사천리로 마칠 수 있으니 고객에게는 믿음을 주고, 저희에게는 시간을 주는 고마운 물건이니까요.”